簡報基本功-簡報無法投影別緊張…3個方法快速搞定

簡報無法被投影出來?不要緊張,3個簡單的方向幫您排除無法投影的窘境

1980年6月3日,美國五角大廈發出了飛彈警報,顯示「有2200枚的蘇聯飛彈來襲」,讓美軍與聯邦航空總署立刻進入緊急狀態,當時美國總統卡特的國家安全顧問布里辛斯基接到電話,提供美國總統躲避核武攻擊的「國家緊急空中指揮所」也已就位,結果布里辛斯基立刻接到另一通電話,證實只是烏龍誤報,而出錯原因竟然只是電腦裡一個46美分(約新台幣14元)的晶片發生故障…

負責全美防空安全的系統尚且會因為小小的零組件產生狀況,在公司或機構裡辦理內訓時,訓練教室的每一項器材都有可能出現問題影響課程效果,就算定期保養,我們還是無法保證不會遇到設備故障的情況發生,因此教育訓練承辦人或講師,與其奢求相關設備完全不會出問題,不如讓自己具備快速故障排除的能力才是正解。

教育訓練要成功有很多方面要努力,包括公司目標設定、職能落差分析、訓練需求評估…等,今天不討論這些大道理,相信我,不論您是HR或是講師,都絕對不會希望自己的課程在這最後一哩路出問題,讓自己前面的辛苦規劃、努力備課付諸流水…

在業界當了將近17年的HR、內部講師,現在又自己創業成為專職講師,在訓練教室裡遇到各種光怪陸離的設備狀況實在不勝枚舉,在此簡單分享我的經驗提供訓練承辦人、講師夥伴們參考。

在教室裡最常發生問題的情況,通常都出現在投影機與講師電腦的「溝通」上,問題主角大致可以分為講師電腦、投影機、連接線材三個部分,以下提供幾個我遇到較常發生的情形作為說明:

講師的筆記型電腦有兩大類,不外乎為「非蘋NB」(以下簡稱NB)以及蘋果的Mac家族,因為我是使用一般NB,所以Mac的部分就請Mac用戶有緣再分享他們的經驗了~

講師的NB如果連接單槍後卻無法投影,我的習慣是先從自己的NB端開始檢查,需確認的環節也不多,大概有以下幾項:

(一)功能鍵:

先確認是否有按下投影功能鍵,各家NB投影的方式不盡相同,不是同時壓下Fn與投影鍵(通常是F7或F8),就是用戶習慣直接按下Windows鍵+P,

投影
我的電腦投影鍵在F8

正常來說按下後就會進入投影介面,然後依個人習慣選擇「同步顯示」或是「延伸」,如果看不到介面,排除鍵盤掛點的狀況不談,最大的可能就是講師之前使用這台NB時,自己有外接鍵盤(NB的按鍵較小),造成NB對鍵盤定義產生一些改變,解決方法是按下fn+菜單鍵(通常位於位在筆電鍵盤右側的alt和ctrl之間),只要能進入投影介面,就表示至少到這一步為止是沒問題的。

投影
看個人喜好選擇「同步顯示」或是「延伸」
菜單鍵
鍵盤定義可以透過「菜單鍵」調整

(二)解析度:

目前主流的NB最高解析度是1920*1080,有些較舊型的投影機沒辦法支援太高的解析度,可以試一下將自己的NB解析度調低一點,或許就可以投影了。

投影機部分除非燈泡壽命結束、過熱死當這兩種回天乏術的情況,其他應該都還算容易解決…

(一)訊號來源:

目前大致有兩種主流投影介面,分別是VGA跟HDMI,上一個講師可能是用VGA接NB,等你要用HDMI的時候,投影機不見得會自動抓取訊號來源,這時候就必須用投影機的遙控器(機體懸吊時)或是直接按機體上的按鈕(放桌面投影時),遙控器上通常有個按鈕就叫「Source」,按下去之後就會在螢幕上有選擇訊號來源的畫面,選擇正確的訊號頻道即可。

投影機
訊號來源可以透過機體上的「Source」鍵選擇
投影
通常遙控器上也會有訊號選擇的按鍵

(二)遙控器沒電:

我就遇過這麼一次神奇的經驗,遙控器打開投影機的電源後,先忙著把NB裡的檔案叫出、放音樂等,後來要調上面所說的訊號來源時,怎麼按都沒反應,因為剛剛才按了電源,我腦袋裡還沒想到「遙控器沒電」這件事,結果還真的是按下電源後,電池完成它們最後的任務,剛好沒電…

(三)連續開關機死當:

因為有些投影機從按下電源到鏡頭有光源投出會需要一些時間,有些人會以為是接觸不良,重複一直按電源,但在機體這邊接受到的命令就會變成「開機→詢問是否要關機→關機→機體散熱」,如果短時間內重複上述狀態,有些老機台可能會受不了就死當,這時候你怎麼按遙控器都是沒用的,就在今年我去南部一個政府機關上課就遇到這種狀況,場地在他們四樓的大禮堂(挑高約5公尺),承辦小姐怎麼按單槍都沒反應,但我怎麼知道它是死當呢?因為我往上看投影機的電源燈號是一直在閃爍,還好禮堂工具間有一條長梯子,我也顧不了自己穿著西裝,趕快爬上去把投影機的電源線拔掉,在梯子上等了約30秒,再把電源接回去,感謝老天,警報解除…

其實線材才是我常遇到問題的兇手,以下也分享幾個可能性:

(一)壁面接頭故障:

如果是懸吊在天花板的單槍,通常在講師桌附近的牆壁上會有訊號線接口,我們要祈禱問題不是出在牆壁的接頭或是藏在牆裡的線出問題,如果是的話,只能趕快調撥其他移動式的單槍,放在桌上投影來支援了,然後在課程結束後才能進行相關的整修工程,不過這樣的問題實在很少發生,因為固定式的接頭及內藏線不會被人拿去或隨便移動,自然壞掉的機會不大,如果真的遇到了,當天承辦人跟講師應該可以相約去買彩券了…

VGA
如果這邊壞掉,那就節哀吧…

(二)電腦機櫃接頭故障:

上述(一)的狀況在公司不常發生,但我常去各大學講課,目前學校幾乎都是用整組電腦機櫃作為投影解決方案,因為我必須使用自己的NB,所以不會用預設的內置PC(office版本、電腦效能不符需求),但我遇到至少有8次了,機櫃外的接頭真的常壞,這時只能請承辦人去借機櫃鑰匙,然後把連接PC的那條VGA線接在我的NB,下課我再幫忙復歸回去…

電腦
大學裡現在幾乎都是用電腦機櫃了
VGA
學校機櫃的外接VGA真的「常常」壞…@@
VGA
如果外接端壞掉,最快的方法就是對接原本PC端的VGA
VGA
所以買一個雙母VGA接頭跟一條VGA線,是比較保險的作法

(三)VGA針腳斷裂:

通常教室裡的視訊連接線都是被人拿來拿去的,有些講師粗手粗腳的,連接NB及拔線時過於用力或角度不對,HDMI線還好,VGA線的接頭裡有15根針腳,可能就這樣斷裂了,然後倒楣鬼就是過幾天後,下一個要來上課的講師…

VGA

(四)影像出現色差:

這通常也是發生在VGA線上,不過不是發生在針腳,而是發生在兩邊接頭的尾端內部裡,如果各位有把VGA線的外側塑膠剝除的經驗,裡面有三條主要的細線最重要,分別掌管紅、綠、藍三個顏色,如果您發現接上單槍後,螢幕上的畫面出現色差,不用考慮了,趕快換一條VGA線吧~

最後,現在很多講師朋友都會準備一套自己的線材包,我甚至連單槍都買了一台微型雷射投影機當緊急備用,所以我建議公司如果可以的話,花點小錢準備一套自家訓練教室裡會使用到的線材當備品,如果不知道怎麼準備起的話,我提供幾個NB環境最常會用到的投影線材,至少以下這四項要準備起來:VGA線(2M以上)、HDMI線(2M以上)、HDMI轉VGA轉接線、VGA雙母接頭、HDMI雙母接頭;這幾項實在是內外授課、訓練投影必備良線~

微型投影機
這是我自備的微型投影機,危急時加減用啦…
簡報器材
這是我每次講課會準備的線材及設備(遇到好幾次狀況算我真的怕了…)

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