簡報設計-用5種方法找出簡報關鍵字（關鍵字圖標化）

如何找出關鍵字？

當我們面對一份整篇都是字的簡報資料時，大家千萬不要直接就這樣貼上去面對觀眾，因為資訊量實在太大或太過粗糙，不便於理解，那我們簡報失敗的機會本來就容易變大，我們要先幫忙讀者或觀眾做好簡報的「資訊整理」，其中一個工序就是找出簡報中的「關鍵字」(文章最後一段有教學影片)。

一、重複出現

進行簡報資訊整理的第一個小技巧就是先看看內容裡是否有許多重複的文字？即使它們不是關鍵字，我們也可以把其「提取」出來，讓畫面更乾淨整潔一點，舉一個實際的學員簡報案例，下面是他要介紹陳金鋒的國際賽生涯大事紀，這張簡報是4：3的版本（建議16：9），其中各項都有加上大圓點型的段標，重複的文字有「年」、「賽」…等，另外有些項目文字較長，尾字的「賽」已經有「字壓圖」的現象，這在設計上也是建議盡量避免。

首先我們先進行雜訊去除，其中一個就是「段標」，這可以先拿掉，接下來就是做文字的精簡，比方說「1997年」，可以直接寫「1997」、「亞洲棒球錦標賽」可以寫成「亞錦賽」、「世界盃棒球賽」可以寫成「世界盃」或「世棒賽」，這樣不但不會降低理解，更可以讓版面精鍊整潔，我們可以把上圖從4：3拓展為16：9的版面，接下來是我幫忙修改的版本。

二、貼標籤

但如果我們遇到的情況是更嚴苛的一種狀況，就是不但字多還沒有重複的文字，甚至是就算有重複也不允許做字數精簡，那該怎麼辦呢？這時候我們可以用完全相反的策略，不但不去精簡內容，還另外加上更多文字，由我們自己去定義關鍵字。

當然不能隨便亂加或亂寫，而是可以用「貼標籤」的方式做「資訊群組模塊」，也就是將相近的內容區塊化（擺在一起），並在這個區塊加上標籤，就像大賣場會將類似的商品擺在同一貨區，例如「水果區」這樣，方便想買水果的消費者在此選購。

簡報也可以這樣做喔，例如底下的這張學員簡報，是要講交通職災申請，如果觸犯「勞工保險被保險人因執行職務而致傷病審查準則第18條」就不得視為交通工傷，法條類的文章通常麻煩的是不但字多，而且很多時候還限制簡報者條文內容不得精簡，那這時候就很適合使用「貼標籤」的方式來做資訊整理。

我們將法條整理出三個「標籤」，首先，是交通行為「是否必要」，其次是跟「駕照相關」的違規行為，最後是除了前兩項之外的「違規行為」，而這三張標籤還可以再整合出兩個標籤，其一是交通行為是否「必要」，其二則是交通行為有無「違規」，只要觸犯了「必要」或「違規」這兩組關鍵字的其中一組或兩組都觸犯，那根據法規來看，即使在上下班途中勞工朋友發生交通意外，也都不能申請交通工傷補助。